落实“人工智能+”行动
对上汇报需要哪些材料
据我们观察，不少组织安排过培训、部署了工具，对上汇报时却只说得清办了几场培训、开通了多少账号，说不清 AI 承担了哪些工作、边界在哪里、流程怎样变了、效果怎样。
更新于 AI 观察与判断
驭火LAB
国务院于 2025 年 8 月印发《国务院关于深入实施“人工智能+”行动的意见》（国发〔2025〕11号）。中央企业还要落实国务院国资委部署的“AI+”专项行动，国资委于 2026 年 2 月 10 日召开了深化部署会。
培训和工具都是必要的投入，但只报培训场次和账号数，回答不了下面这些问题。无论向上级单位汇报，还是向自己的董事会或管理层汇报，都是如此。汇报材料临时补写，经不起追问；更稳妥的做法是先弄清要回答什么，再让平时的每项工作都留下对应的材料。
对上汇报要回答的六个问题
下表列出每个问题要准备的材料。可以对照检查：自己现在拿得出哪些，还缺哪些。
| 问题 | 要准备的材料 |
|---|---|
| AI 承担了哪些工作？ | 应用清单：每项工作的名称和所在部门、开始时间；AI 承担哪几步，由谁带，交回的结果由谁验收 |
| 覆盖了多少人？ | 按部门统计的使用人数，例如每周至少使用一次的人数；参加培训和能力测评的人数；注明统计口径和时间段 |
| 边界在哪里，风险怎样管住？ | 红线清单；组织的 AI 使用规范，以及讨论、签发和宣贯的记录；在用工具清单，以及各工具允许处理的材料范围；报备区材料的报备和审核记录；发现问题后的处理记录 |
| 流程怎样变了，效果怎样？ | 重新设计流程的工作，新旧做法的对照：哪几步交给 AI，人在哪里核对、验收；改造前后耗时、返工、差错的对比；开始前的能力基线和一个阶段后的复测；一两项工作从改造前到改造后的完整记录 |
| 由谁负责，怎样推进？ | 负责人名单；90 天建设路线图；重要决定的记录 |
| 存在哪些问题，下一步怎样安排？ | 问题清单：哪些任务 AI 做得不好，哪些情况仍需人工接手；下一批工作的计划、时间节点和所需资源 |
这些材料怎样组织成一页汇报材料，成效指标怎样定义和统计，见《汇报 AI 应用工作，用哪些指标说明成效》。
我们建议像安排一名员工一样安排 AI，做好三件事：定岗位，明确 AI 承担哪些工作、由谁带、交给谁；划边界，明确哪些工作和材料可以交给 AI，哪些由人完成、由人决定；建流程，重新设计人和 AI 怎样接力、在哪里验收。三件事各自留下材料，都归进一本建设台账。
定岗位：
AI 承担哪几步，
由谁带、交给谁
像安排一名新到岗的员工一样，先说清 AI 在哪项工作里做什么。首批选两三项工作，不选核心业务，先选效果理想时有收益、效果不理想时不影响正常工作的事项，例如季度工作总结初稿、新出政策对本组织影响的要点梳理、例会纪要和待办事项整理。用到的材料落在禁区的工作，不列入首批，分区见下一节。
每项工作写清三件事：
- AI 承担哪几步：例如提取要点、汇总事项、起草初稿。判断、取舍和对外表态，留给人。
- 由谁带：指定一位负责人，组织试运行、收集问题、调整做法、定期汇报。
- 交给谁：AI 交回的结果由谁核对、验收，以谁的名义发出、由谁签字。
岗位定下来，管理层当着参与人员说清三点：认同先做这几项，给负责人时间和资源，首批允许试错。汇报“AI 承担了哪些工作”时，拿出的就是这份应用清单。
划边界：
哪些材料不能交给 AI，
哪些判断由人作出
岗位定了，还要说清边界：哪些材料能交给 AI 处理、哪些不能，哪些判断必须由人作出。边界不划清，谨慎的人不敢用，也会有人不加区分地提交材料。汇报中“边界在哪里，风险怎样管住”一问，首先看的是红线清单。
材料可以按三个区来划：
| 分区 | 常见材料 | 怎样使用 |
|---|---|---|
| 禁区 | 涉密材料，以及从中整理出的内容；未脱敏的个人信息；未公开的决策事项和敏感人事事项；领导讲话稿的定稿环节 | 不交给 AI 处理。涉密材料的依据：《中华人民共和国保守国家秘密法》第三十一条第（三）项 |
| 报备区 | 准备对外发布的内容；脱敏后的业务数据；合同与方案草稿 | 按规定报备、审核后再用；对外内容先审后发 |
| 自由区 | 公开资料；纪要、翻译、格式整理等内部事务；个人学习 | 可以直接用，结果照常核对 |
表中引用的这一项规定：不得使用非涉密信息系统、非涉密信息设备存储或者处理国家秘密。需要特别注意，部署在内网的大模型，不等于可以处理涉密材料。按同法第三十条，存储、处理国家秘密的计算机信息系统实行分级保护，经检查合格后方可投入使用；部署在内网，并不等于已经按这一要求建设并经检查合格。具体材料怎样判断，以本单位保密管理部门的认定为准，详见《内网部署的大模型，可以处理哪些材料》。
禁区里的其余几类，是这张通用表的从严做法，具体按组织的保密、人事和个人信息管理规定执行。公文也可以照此细分：通知、简报这类格式固定、不涉密的材料，适合交给 AI 起草初稿；领导讲话稿的定稿和涉密材料，不交给 AI。逐份材料的分区方法，见《哪些材料可以交给 AI：先用三个问题分区，再核对五类信息》。
红线管材料，边界还要说清工作。把组织对 AI 使用的约定写成一份使用规范，至少包括四项：
- 能力边界：AI 在本组织用于哪些工作，哪些工作不用；哪些判断必须由人作出。
- 红线清单：上面的三个区，结合自己的业务细化。
- 鼓励方向：先用起来的三到五个方向，例如公文初稿、会议纪要、政策要点梳理。
- 基本规则：AI 参与形成的材料要不要标注，由谁审核，出了问题由谁负责。
其中的标注，组织通过公众号等平台对外发布的内容已有规定：《人工智能生成合成内容标识办法》第十条要求，用户使用网络信息内容传播服务发布生成合成内容的，应当主动声明，并使用服务提供者提供的标识功能进行标识。内部材料是否标注，由组织在使用规范中规定。
上面的三区表是通用的底线版，正式的使用规范，由组织自己确定。规范适合由各部门讨论形成，管理层全程参与并确认；讨论的过程，也是全员一起重温保密要求的过程。汇报“边界在哪里”时，要拿得出这份规范，以及它的讨论、签发和宣贯记录。
建流程：
人和 AI 怎样接力、在哪里验收
岗位和边界定下来，还要把这项工作的流程重新设计一遍。AI 进来以后，不是在原来的流程里多加一步“用 AI”，而是重新分工、重新接力。每项工作写清四件事：哪一步由 AI 起草或汇总，交回后由谁核对；一个 AI 的产出，能否交给另一个 AI 继续处理或交叉核对；人在哪一步验收、在哪一步作决定；材料交给 AI 之前怎样处理。
示例：重新设计政策要点梳理的流程
- 岗位：AI 提取要点、对比新旧文件的变化，起草初稿；办公室（综合部）负责政策研究的同事带，相关业务部门负责人审核。
- 材料：已公开的政策文件原文，属于自由区。需要结合自己的业务数据的，数据先脱敏，再按报备区办理。
- 接力：AI 起草要点和新旧对比；另一个 AI 对照原文，标出每条要点的出处和存疑之处；负责政策研究的同事回到原文核对；业务部门评估对本组织的影响、提出行动建议；业务部门负责人审核后发出。
- 检查点：每条要点回到政策原文核对，重点看三类问题：过度解读，遗漏关键条款，建议空泛、不落到本组织。
- 留下的材料：新旧做法的对照；每期的 AI 初稿、核对意见和定稿，以及用时和发现的问题数，按期归档。
会议纪要的拆法，可以参考《会议纪要交给 AI 之前，先把一场会拆成五步》。汇报“流程怎样变了，效果怎样”时，拿出的就是新旧做法的对照，以及改造前后的数据。
开始之前，还要做好两项准备：
- 指标：每项工作定两三个可以衡量的指标，例如耗时、返工次数、差错数；使用人数按部门统计。开始前先记下现在的数字，作为基线，也就是比较的起点。指标怎样选、数据怎样统计，见《汇报 AI 应用工作，用哪些指标说明成效》。
- 路线图：按 90 天排出里程碑，写明每个时段的负责人和产出。
AI 承担的工作有人带、有数可查，建设才不会停留在一次培训上。
建设台账：汇报时有据可查
汇报时，经得起追问的是记录。建设过程中，下面这些材料要随时留存：
建设台账清单
- 组织的 AI 使用规范、红线清单，以及讨论、签发和宣贯的记录
- 在用工具清单，以及各工具允许处理的材料范围
- 应用清单：每项工作的所在部门、开始时间、AI 承担的步骤、负责人和验收人
- 按部门统计的使用人数，注明统计口径和时间段
- 开始前的能力基线数据，和一个阶段后的复测数据
- 每项重新设计流程的工作，新旧做法的对照，以及改造前后的耗时、返工、差错对比
- 90 天建设路线图和负责人名单
- 重要决定的记录：日期、事项、结论、决策人、主要理由
- 报备区材料的报备和审核记录
- 试运行中发现的问题和处理情况
这些材料按时间归进一本建设台账。汇报时对照开头的六个问题，逐项从台账中取用，就能说清 AI 承担了哪些工作、边界在哪里、流程怎样变了，以及依据是什么、变化有多少。