会议纪要交给 AI 之前
先把一场会拆成五步

一场会，拆成五步

每一步里，AI 和人的分工不同：

会中那一步，人做的事看似简单，作用不小：结论和负责人当场说出来，转写中才有据可查，AI 整理时也不必猜测。

重播

会前：标出需要决定的议题

议程草稿可以交给 AI：把上次纪要中的待办、本次要讨论的事项交给它，请它按议题列出顺序、预计时长和需要提前阅读的材料。

人要做的，是给每个议题标明目的：通报、讨论，还是决定。标为“决定”的议题，主持人就知道这件事要当场定下来，由谁决定也要提前明确。

转写可能把人名、专有名词识别错。会前把参会人名单和常用术语整理成一张表，整理纪要时一起交给 AI，便于它对照。

转写之前，先告知参会人

录音转写要在会议通知中写明，让参会人事先知道。可以在会议通知模板中固定加一句：“本次会议将录音转写，用于整理纪要。”

涉及国家秘密、工作秘密、人事安排或未公开财务信息的会议，或者参会人对录音有顾虑的，列为例外：不录音，内容也不交给 AI。难以判断时，按组织的材料分区规则判断，参见《哪些材料可以交给 AI：先用三个问题分区，再核对五类信息》。

在规则里写明“默认转写、例外不录”，比每次开会前临时商量是否录音，更容易执行，也更容易解释。这条规则适用于部门例会、专题会等一般工作会议；决策会议按下一节办理。

决策会议：按自己的制度办理

党委会、董事会、总经理办公会等决策会议，会议记录由谁记、纪要由谁审核签发、怎样归档、是否录音，以自己的制度规定为准；本文的一般做法，不替代这些规定。

涉及“三重一大”事项、需要集体决策的会议，是否使用 AI 辅助整理纪要，按材料分区和自己的制度判断：

• 会议内容涉及国家秘密的，不交给 AI。
• 涉及工作秘密、未公开的人事和经营事项的，按组织规定办理；规定还没有写到 AI 工具的，建议由记录人按原有方式整理。
• 确定可以使用 AI 辅助的，AI 整理出的稿件只作为记录人的初稿，审核、签发和归档仍按原有程序进行。

纪要模板：决定和待办单列

决定写成五项，是为了日后可查。几个月以后有人问“当时为什么这样定”，翻开纪要就能找到：什么时候定的，由谁决定，理由是什么。

要点限制在三条以内，是为了突出重点。完整的讨论过程保留在转写中，需要时再查。

一段可以直接使用的指令

把转写和模板一起交给 AI，指令可以这样写：

下面是一次部门例会的录音转写，请按附后的纪要模板整理：

1. 每个议题的要点不超过 3 条；
2. “决定”只收录会上明确定下的事项，写明决策人和理由；仍在讨论的意见，放入“待确认”；
3. 待办写明负责人和截止时间，转写中没有提到的，标注“未明确”；
4. 不要补充转写中没有的内容；
5. 人名、数字、日期照原文写，听不清的地方标出来。

这段指令交代了背景、任务、格式和边界，就是交办四步中“指令”一步的写法。

发出之前，核对五件事

• 是否遗漏会上的决定，或者明确提出的不同意见。
• 人名、数字、日期和引用的文件名称，是否与转写和原文一致。
• 是否把“讨论过”写成“决定了”，把“建议”写成“要求”。
• 每条待办是否都有负责人和截止时间。
• 是否有不应写进纪要的敏感内容。

核对由记录人或主持人负责。纪要以谁的名义发出，谁就要看过。

会后：待办放进一张表

待办只写在纪要中，容易被遗忘。把它放进部门已经在用的督办台账、任务工具或共享表格，一条一行，写明事项、负责人和截止时间，并记录办理状态、注明相关材料的位置。

下次开会前，请 AI 按这张表汇总进度：已完成、进行中、逾期、需要协调。会上先逐项确认，逾期的问明原因，需要协调的当场确定负责人。

这样，纪要、决定和待办就衔接起来：每一条待办，都能追溯到哪次会议、哪项决定。

再进一步：审视会议本身

纪要理顺以后，可以回头审视会议本身。用一周时间，给每场例会的内容做标记，分为两类。标记不必精确，作初步判断即可：

• 传递信息：收集数据、催办进度、转达要求、同步状态。
• 需要人判断：作取舍、定目标、分责任、形成共识。

每场会记一行：

一周后，把传递信息占比高的会议列出来。每场会的时长乘以人数，就能算出这些会一周占用了多少人时。这部分内容可以改用共享表格、自动汇总的周报来同步，会上只保留需要人判断的事项。

AI 的作用，不只是把会记得更全，也在于让一部分只为传递信息而开的会缩短，或者不再召开。