驭火LAB刚开始使用 AI 的组织，可以把这套通用方法作为内部讨论的起点；已经在用、但还没有成文规则的，可以用它补上；个人把材料交给 AI 之前，也可以用它先对照一遍。
三个问题，按顺序问
拿到一份材料，依次问三个问题：
- 它涉及国家秘密或工作秘密吗？含有敏感个人信息，或者未去标识化的个人信息吗？是，列入禁区。
- 它含有商业秘密或未公开的经营信息吗？例如未公开的财务数据、招标文件、合同金额。是，列入报备区。
- 处理结果会对外发布吗？是，列入报备区。
三个问题都答“否”，列入自由区。
顺序有其用意：先排除不能交出的，再标出需要报备的，其余的正常使用。问一遍用时不长，不必每次查阅制度。问题中的“去标识化”，是指删去或替换能识别到具体个人的内容；具体做法和几类信息的认定方式，见下文“再核对五类信息”。
三个区分别怎样使用
| 分区 | 包括哪些材料 | 怎样使用 |
|---|---|---|
| 禁区 | 国家秘密，以及从中摘录、汇总出的内容；工作秘密（单位另有规定的除外）；敏感个人信息和未去标识化的个人信息，例如考核、任免等人事材料 | 不交给 AI 处理 |
| 报备区 | 商业秘密和未公开的经营信息；去标识化以后的业务数据；准备对外发布的内容 | 按组织规定报备或审核后使用；对外发布的内容先审后发 |
| 自由区 | 已公开的资料；不涉及上述信息的内部事务，例如一般会议记录的整理、翻译、格式统一；个人学习 | 使用组织确定的工具，结果照常验收 |
使用时，再注意三点：
- 自由区也要验收。材料可以交出去，不代表结果可以直接使用。数字、引用、名称和政策表述，照样要核对。
- 自由区的材料，也只交给组织确定的工具。组织自己部署的系统和面向公众的在线服务，数据存放在哪里、谁能接触，并不相同。可以使用哪些工具、每种工具可以处理哪个区的材料，请信息化部门和保密管理部门确认后，在规则里写明。
- 交给外部服务处理个人信息，要有约定。《中华人民共和国个人信息保护法》第二十一条规定，委托处理个人信息的，应当与受托人约定委托处理的目的、期限、处理方式、保护措施等。组织使用外部的 AI 服务处理去标识化以后的数据，是否属于委托处理、服务协议里怎样约定，请法务部门审查。
再核对五类信息
各类组织的材料，都要对照下面五类信息逐项核对；其中国家秘密、工作秘密两类，只与涉及这类事项的单位有关。每一类写明怎样认出、落在哪个区、依据是什么。一份材料同时属于几类的，按其中要求严格的一类处理。
国家秘密：
一律列入禁区
- 怎样认出：文件或电子文件上有国家秘密标志。《中华人民共和国保守国家秘密法》第二十二条规定，国家秘密载体和涉密电子文件应当作出国家秘密标志。从涉密文件中摘录、汇总出的内容，即使没有单独标注，也按涉密材料对待；是否属于国家秘密，以本单位保密管理部门的认定为准。
- 为什么不交：保密法第三十条规定，存储、处理国家秘密的计算机信息系统（涉密信息系统）实行分级保护，经检查合格后方可投入使用；第三十一条第（三）项规定，不得使用非涉密信息系统、非涉密信息设备存储或者处理国家秘密。日常使用的 AI 工具，无论是面向公众的在线服务，还是部署在内网的系统，只要不是经检查合格的涉密信息系统，都不能处理国家秘密。
部署在内网，解决的是数据不出组织，不改变系统的保密属性。按材料类别和系统类型怎样判断，详见《内网部署的大模型，可以处理哪些材料》。
工作秘密：
按单位规定办理
- 怎样认出：保密法第六十四条所说的工作秘密，是不属于国家秘密、但泄露后会造成一定不利影响的事项，适用工作秘密管理办法。哪些事项属于工作秘密、怎样标注，以本单位的工作秘密管理规定为准。文件上没有标注，不能据此认定不属于工作秘密；难以判断时，以本单位保密管理部门的认定为准。
- 落在哪个区：按本单位的工作秘密管理规定办理。规定还没有写到 AI 工具的，建议先按禁区对待，并请保密管理部门明确哪些系统可以处理工作秘密。
商业秘密和未公开的经营信息：
列入报备区
- 怎样认出：尚未公开的财务数据和经营计划、招标文件、合同条款和金额、技术资料等。组织对商业秘密有管理规定和等级划分的，以规定为准。
- 落在哪个区：默认列入报备区，报备或审核后使用。组织规定更严格的，例如不得交给外部系统，按其规定办理。
个人信息：
先去标识化，敏感个人信息不交
- 怎样认出：能识别到具体个人的信息，例如姓名与身份证号、手机号、住址。个人信息保护法第二十八条规定了敏感个人信息的范围，包括生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息。组织里常见的有职工体检结果、工资卡号、人脸或指纹考勤记录。
- 落在哪个区：敏感个人信息列入禁区。第二十八条规定，只有在具有特定的目的和充分的必要性，并采取严格保护措施的情形下，方可处理敏感个人信息；确有需要的，由组织按个人信息保护制度另行决定，不在日常使用 AI 时处理。其他个人信息，交给 AI 之前先去标识化，去标识化以后按报备区处理。
- 怎样去标识化：删去或替换能识别到具体个人的内容，使材料在没有对照表的情况下对应不到个人。可以用代号替换，例如“客户甲”“职工 A”；和任务无关的字段直接删去；代号和真实姓名的对照表留在本地，不随材料交出。个人信息保护法第五十一条要求个人信息处理者采取相应的加密、去标识化等安全技术措施。
工作材料中出现的参会人、经办人的姓名和职务，是否也要去标识化，按本组织的个人信息保护规定掌握。
对外发布的内容：
先审后发，AI 生成的要声明
- 怎样认出：处理结果将对外发布，例如在组织的公众号等平台发布的文章、图片和视频，以及对外提供的新闻稿。
- 落在哪个区：报备区，先审后发。《人工智能生成合成内容标识办法》第十条规定，用户使用网络信息内容传播服务发布生成合成内容的，应当主动声明，并使用服务提供者提供的标识功能进行标识。组织通过公众号等平台发布由 AI 生成或合成的内容，发布时应当主动声明，并使用平台提供的标识功能。
- 需要组织明确的：AI 参与到什么程度需要声明，建议在对外发布审核规定里写明，由审核人按规定执行。
以上条款均为转述，以原文为准，出处见文末“参考依据”。具体材料怎样认定，以本单位保密管理部门和法务部门的意见为准。
常见材料的分区
按三个问题和五类信息核对一遍，组织里常见的材料，一般落在这些区：
| 材料 | 判断依据 | 分区 |
|---|---|---|
| 已公开的政策文件 | 已经公开，三个问题都答“否” | 自由区 |
| 内部通知 | 不涉及秘密事项和个人信息；是否属于工作秘密，以单位认定为准 | 自由区 |
| 一般工作会议记录 | 不涉及秘密事项、人事安排和未公开的经营信息 | 自由区 |
| 招标文件和合同草稿 | 未公开的经营信息 | 报备区 |
| 未公开的经营数据 | 未公开的经营信息 | 报备区 |
| 准备在公众号发布的稿件 | 结果对外发布 | 报备区 |
| 带个人信息的客户或职工名单 | 含未去标识化的个人信息 | 禁区 |
| 同一份名单，去标识化以后用于统计 | 仍是未公开的业务数据 | 报备区 |
| 员工考核和任免材料 | 含个人信息；未公布的人事事项是否属于工作秘密，以单位认定为准 | 禁区 |
| 有密级标志的文件 | 国家秘密 | 禁区 |
这是按通用方法推出的一般结果。组织规定更严格的，以其规定为准；分区难以判断的，以组织认定为准。
报备区的材料，怎样报备
报备的要点，是让负责审核的人了解四件事：
- 是什么材料，来自哪里。
- 用哪个工具处理。
- 做什么用，结果交给谁。
- 结果对外发布之前，由谁审核。
报备和审核的记录应当保留，可以并入组织的 AI 使用台账。日后需要说明某份材料交给了哪个工具、结果用在哪里，可以查到。
这是一张底线卡，正式规则由组织确定
三个问题、三个区和五类信息，是通用的底线。各组织情况不同：有的行业对客户资料有专门规定，有的单位有自己的保密分级和工作秘密事项范围。正式的规则，由组织自己确定。
通用卡的作用，是给大家一个共同的起点。讨论时有共同的依据可以对照，分歧也更容易说清楚。如果先把卡发给同事使用，可以在卡上印一行小字：本卡为通用底线版，正式规则以组织的规范为准。
写成一页使用规范
分区讨论完，把结论写成一页纸，发给全员。一页纸里写四件事：
一页纸使用规范
- 能做什么，不做什么：在本组织，AI 用于哪些工作，哪些工作不用 AI，例如领导讲话稿的定稿。
- 哪些材料不能交给 AI：禁区清单；报备区的材料怎样报备、由谁审核。
- 鼓励先用起来的方向：选三到五项，例如会议纪要整理、公开资料检索、格式统一。
- 基本规则：AI 参与形成的内容是否标注；对外发出前由谁审核；出现质量问题由谁负责；可以使用哪些工具。
第二项管风险，第三项管方向。只写禁令，大家不敢用；只写鼓励，风险无人管理。两项都写，规则才能执行下去。
篇幅控制在一页，是为了让每个人读完。细则可以另附，一页纸只写每个人都要记住的部分。
在一次讨论会上定下来
这页纸不宜由一个人写好下发，更适合各部门一起讨论形成。可以这样安排：
- 会前：各部门列出平时想交给 AI 处理的材料，每个部门五类左右。
- 会上：逐类对照三个问题，再核对五类信息，放进对应的区。
- 参加人员：分管领导到场，保密管理部门和信息化部门参加。规则要有人确认才能执行；禁区的边界和可以使用的工具，还要由这两个部门确认。缺少确认，只是一次讨论。
- 有分歧的：记录下来，会后交由有权限的负责人决定，不在会上勉强定论。
- 会后：整理成一页纸，按组织的发文流程签发，发给全员。新职工入职时，和工具账号一起发放。
- 定期回看：引入新工具、开展新业务时，重新对照一遍三个问题和五类信息。
会上各部门列出的材料清单应当保留。它本身就是一份材料盘点，日后选择 AI 应用试点时用得上，参见《开展 AI 应用试点，先从哪项工作开始》。
材料分好区，交办时再按四步进行：判定、拆解、指令、验收。
可以先做的一件事：把三个问题和五类信息转给部门同事，下次把材料交给 AI 之前，先对照一遍。