给 AI 交办工作的四步
判定 拆解 指令 验收
AI 交回的结果是否可用，很大程度上取决于这项工作是怎样交给它的。每一步回答几个问题，交出去的任务就有明确的要求，交回来的结果也可以检查。
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一种常见的做法是：打开对话框，写一句“写一份季度工作总结”，看结果，不满意再补一句。这样也能得到结果，但质量难以预料，错在哪里也不容易发现。
换一个角度：把 AI 当作一位新到岗的同事。把工作交给新同事，您会先考虑这件事该不该交给他；哪些部分由他做，哪些由自己把关；要求怎样说清楚；交回来以后怎样检查。给 AI 交办工作，也是这四步。独立工作的个人，同样可以照此进行。
一、判定：适合交给 AI 吗
编写指令之前，先作判定。拿到一项工作，先问三个问题：
- 材料能不能交出去？涉及国家秘密、工作秘密的材料和未去标识化的个人信息，不交给 AI 处理。难以判断时，先按组织的规定分区，可以参考《哪些材料可以交给 AI：先用三个问题分区，再核对五类信息》。
- 结果能不能检查？您无法判断它交回的结果是否正确，这项工作就先不交。
- 合格的标准说得清吗？您说不清什么样算合格，AI 也只能猜测。
三个问题都通过，再排先后。有三项参考：做得越频繁的工作，越值得交给 AI；规则越明确，越容易交代清楚；出错的代价越低，越适合先试。
以组织里的常见工作为例：
| 工作 | 建议 | 理由 |
|---|---|---|
| 格式固定、不涉密的通知和简报 | 交给 AI 起草初稿 | 格式有模板，材料可以交出，结果容易核对 |
| 季度工作总结 | 交给 AI 汇总事项、起草初稿 | 依据周报和工作台账，数字可以逐项核对 |
| 新出台政策的要点梳理 | 交给 AI 起草初稿 | 原文可查；提法要回到原文核对 |
| 数据分析 | 探索性的初步分析可以交；逐笔的审计核对，不交给 AI 独立完成 | 逐笔核对要求精确，出错代价高 |
| 领导讲话稿 | 公开资料检索、素材整理可以交；定稿不交 | 讲话稿体现组织的正式表态，措辞和取舍由起草人和审核人把握 |
| 涉密材料、带个人信息的客户或职工名单 | 不交 | 材料属于禁区 |
学会判断哪些工作不交给 AI，和学会使用 AI 同样重要。
二、拆解：人和 AI 如何分工
一项工作很少整体交出去。把它拆成几步，每一步标上“AI 做”“人做”或“人机接力”。人机接力，是指 AI 先做、人接着核对或修改。
大致的分工是：AI 做初稿、检索、汇总和格式整理；人做判断和取舍，并对结果负责。下面以起草季度工作总结为示例：
| 步骤 | 由谁完成 | 要点 |
|---|---|---|
| 确定要写的事项和数据来源 | 人 | 哪些事项写进总结，由起草人决定 |
| 从周报、工作台账中汇总事项和数字 | AI | 每条注明出自哪份材料 |
| 核对关键数字 | 人机接力 | AI 列出每个数字的出处，人回到台账核对 |
| 按给定结构写出初稿 | AI | 结构和篇幅事先确定 |
| 判断重点，修改措辞 | 人 | 写什么、怎样表述，由起草人把关 |
| 核对政策提法 | 人 | 引用的政策表述，与正式文件原文逐字核对 |
| 统一格式 | AI | 按组织的文稿模板排版 |
拆解时注意一点：一次只交给 AI 一件明确的事。汇总、起草、排版一起交出去，出了问题，很难判断问题出在哪个环节。
三、指令：
写清背景、任务、格式、边界
指令不必套用模板。写完以后，对照四项检查一遍：
- 背景：它不了解、但完成这项工作需要了解的情况。材料给谁看，用在什么场合，统计的是哪段时间。
- 任务：以动词开头，说清要它做什么。“汇总”“比较”“列出”“改写”，都比“看一下”清楚。
- 格式：长度、结构和口径。要表格还是段落，要几条，数字怎样写。
- 边界：不要什么。不补充原文没有的数据，缺少的信息单独列出，不替您下结论。
下面是一个示例。“写一期工作简报”，是一句很难做好的要求。补上几句，任务就清楚了：
这期简报报送管理层，反映本部门 9 月的重点工作进展，依据附件中本部门 9 月的四份周报。请按“重点工作进展、存在的问题、下月安排”三部分整理，每部分不超过 5 条，每条注明出自哪份周报。周报中没有的数字不要补充，缺少的信息单独列在文末。涉及政策的表述照录原文，不要改写。
补上的每一句，都回答了一个它原本只能猜测的问题：给谁看，覆盖哪段时间，依据什么，交成什么样，缺了怎么办。
如果这几项写不出来，通常说明任务本身还没有想清楚。这时先回到前两步。
结果不理想时，也可以对照这四项查找原因：背景不足，它会按常识猜测；任务不清，它可能做成另一件事；格式没有规定，它会自行发挥；边界没有划定，它会替您补充内容。缺哪一项，补哪一项，再试一次。
四、验收：核对结果，明确责任
AI 交回的结果，由人验收。先看四项：
- 事实：数字、日期、人名、引用，回到原始材料逐项核对。重点看它“补”上去的内容，也就是原文没有、它却写得很肯定的地方。
- 口径：指标的名称和算法，是否符合内部的定义；对外的表述，是否符合组织的立场。
- 政策表述：涉及政策的提法，以正式文件的原文为准。AI 可能把原文换一种说法，也可能写错文件名称和发文字号，这些都要回到正式文件逐字核对；被改写的提法，改回原文。
- 责任：谁使用这份结果，谁负责。以谁的名义报出，谁就要在报出前看过。
然后看论证是否自洽，以及有哪些本行业的专业判断，是它没有考虑到的。
AI 把方向理解偏了，或者错误多到修改比重写还费时，就回到指令重新交代，或者把这一步收回，由人完成。这也是正常的验收结果。
验收中发现的问题，记录下来，写进下一次的指令或检查项。同一类工作要反复交给 AI 的，还可以把合格标准和几份典型材料存下来，日后更换模型、修改说明时用来复测，做法见《更换或升级模型之前，按自己的业务样例复测》。
一张检查卡
把四步压缩成一张卡，交办之前对照一遍：
交办检查卡
- 判定：材料能交出去吗？结果能检查吗？合格的标准说得清吗？
- 拆解：哪几步由 AI 做，哪几步由人做？一次只交了一件事吗？
- 指令：背景、任务、格式、边界，四项都写了吗？
- 验收：事实核对了吗？口径一致吗？政策表述与原文一致吗？谁对结果负责？
从本周的一项工作开始
选一项本周要完成的工作，例如一份通知或一期简报，按四步在纸上写一遍，再交给 AI。完成后回顾：哪一步用的时间多，哪一步还说不清楚。说不清楚的地方，就是下次要补充的地方。
部门里使用熟练的同事，可以把自己的四步写下来，供其他同事参考。一种有效的做法写清楚了，别人才能照着做。