骨干调岗或离职之后，组织的 AI 能力还剩多少

管理者常把这几位同事看作组织 AI 用得不错的证明。但几个人用得好，和组织具备 AI 能力，是两回事。

能力集中在少数人身上，有三个后果：他们调走或离开，能力随之带走；他们工作一忙，相关的产出就中断；其他人做同样的事，质量取决于由谁来做。

问题不在他们个人。有效的做法往往只留在他们的习惯、个人电脑和个人账号里，没有人要求写下来，也没有人安排过整理的时间。组织越依赖这几个人，越不会想到建立自己的方法。

《组织 AI 成熟度自测》第 5 题问的就是这件事：如果 AI 用得好的前 3 位同事明天离职，组织的 AI 产出会怎样？选项依次是“归零”“大幅下降”“小幅下降”“几乎不变”。这道题问的不是这几个人，而是组织从他们身上留下了什么。

我们的判断是：留住人重要，把人的用法留在组织里更重要。他们用 AI 做的那部分工作，应当落在岗位上，而不是留在个人习惯里：AI 承担哪几步、怎样交接、由谁验收，都有说明，换了人也接得上。减少对个别人的依赖，不靠再找一位用得好的人，要靠把个人的用法变成组织的方法、验收标准和资产。

离职之外的几种人员变动

自测题问的是离职。下面几种人员变动，能力流失的方式不同，要提前做的事也不同：

人员变动	能力怎样流失	提前做什么
轮岗、交流	做法随人带到新岗位，原岗位的相关工作中断	变动前完成方法整理，请接手的同事照着做一遍
借调	借调期间无人维护，模板和样例逐渐过时	指定借调期间的代管人，写明维护哪些内容、返回后是否交回
调岗、提拔	交接时间短，只移交了业务，AI 的做法没有移交	把 AI 相关事项写进工作交接清单
离职	个人账号停用后，账号里保存的指令、模板等可能一并失去	账号停用之前，把这些内容转存到组织的共享位置

几种情况的共同点是：做法如果只在个人身上，人员一变动就被带走。据我们观察，在实行轮岗交流的组织，这种变动更多来自轮岗、交流、借调和调岗，而不是离职。下面的自查和五个步骤，对几种情况都适用。

先自查：能力靠个人还是靠组织

自查清单

他们常用的做法写下来了吗？其他同事照着能做吗？
他们交出的材料按什么标准验收？标准写在哪里？
有效的指令、模板和样例材料，存在个人电脑或个人账号里，还是组织的共享位置？
新同事到岗时，工具账号、使用规范和工作方法是否一起发放？
有没有一条流程给 AI 安排了明确的岗位：哪一步交给 AI、交回后由谁验收？
他们休假两周，或者被借调三个月，相关工作能否照常进行？

一半以上无法回答或者回答“没有”，能力就还在人身上。

把个人用法变成组织的方法

记下个案。选一个已经做成的用法，按四步完整记录：为什么这件事适合交给 AI，哪几步由 AI 做、哪几步由人做，指令原文是什么，交回来以后查了什么、改了什么。用到的材料和花费的时间也记下来。写法参考《给 AI 交办工作的四步：判定、拆解、指令、验收》。
做成模板。去掉个人习惯，留下别人能照着做的部分：指令中需要替换的地方标出来，合格标准写成文字，附上一两份典型材料。
请人试用。请一位没有参与过的同事，用这套模板处理一份新材料，记下他在哪些环节遇到困难，据此改进说明。再换几种材料试：齐全的、缺少关键数据的、前后不一致的。没有参与过的人照着能做下来，这套方法才算成立。
重建流程。按这套方法，重新安排这项工作的分工和交接：哪一步交给 AI、用哪个模板，材料交给 AI 之前怎样处理，交回后由谁验收、合格标准是什么。新同事到岗时，和工具账号一起拿到这些说明。
持续维护。每个方法指定一位维护人，按月看耗时、返工和差错的变化，也看新同事需要多长时间才能照着方法独立完成这项工作。模型或工具更新后，用保存的样例复测一遍，再决定是否继续使用，做法见《更换或升级模型之前，按自己的业务样例复测》。

示例：每周工作动态简报

办公室一位同事每周用 AI 把各部门报送的工作动态汇总成一页简报，用时短、差错少。这类材料已按组织的使用规范确认，可以交给 AI 处理。按五步进行：

请他把一次完整的做法记下来，包括归类口径（已完成、推进中、需协调）和指令原文。
把指令中的日期、部门名称换成待填的空位，把“归类正确”写成几条可以核对的标准，例如每条事项注明出自哪个部门的报送材料，“需协调”一类写明需要哪个部门配合。
请另一位同事用上周的报送材料试一遍，发现“推进中”和“需协调”两类容易混淆，就把两类的区别补进说明。
试用确认后，每周简报按这份说明重新分工：AI 归类、起草初稿，负责编发的同事按标准核对。
指定一位维护人，每月看一次耗时和返工情况。

这样，即使原来那位同事轮岗到其他部门，每周的简报照常编发，质量也有标准可查。

这五步用的，仍是交办 AI 的四步，只是对象从一项任务换成了一套方法：判定哪些用法值得整理，拆解并划定方法的适用范围，指令写成模板，验收变成合格标准和复测样例。

人员变动时怎样交接

方法整理好了，人员变动时还要交接。不少组织已有工作交接的制度和清单，把 AI 相关的事项加进去即可：

AI 相关事项交接清单

本人维护的方法和模板：名称、存放位置、最近一次更新日期
个人账号下保存的指令、模板、自建的应用和资料：先转存到组织的共享位置，再办理账号停用或变更
验收标准和业务样例：交给接手的同事，并说明最近一次复测的结果
正在试运行的工作：进度、记录和待解决的问题
工具账号和权限：由信息化部门按新岗位收回或调整
新的维护人：由部门负责人指定，写进方法的说明

图骨干调岗或离职时，交接清单上的各项交到哪里，接手的同事怎样接着用。

组织要留下的三样东西

留下什么	包括	怎样管
方法	按四步写成的操作说明、指令模板	指定维护人，注明版本和更新日期
验收标准	合格标准、检查清单、一组业务样例	由业务负责人确认；规则变化时，另存新版
共享资产	有效的指令、典型材料、常见错误的记录	存放在组织的共享位置，按规定归档

这三样属于组织，能力由此可以积累、可以复用。

管理层要做的两件事

这件事能否推动，关键在两处：

给时间。把整理方法、请人试用列为正式工作，写进这几位同事的工作安排，不让它成为额外负担。也要说明：整理方法，是让他们的做法被更多人使用，不是要替代他们。把方法写出来、带出更多人的同事，在考核评优中应当得到认可。
定归属。方法和资产存放在组织的共享位置，有版本，有维护人，不留在个人电脑或个人账号里。人员变动时，按交接清单移交。

此后每个季度，再问一次开头那道题。答案从“大幅下降”逐渐变为“几乎不变”，能力就从个人身上转到了组织里。